Produktywność krok 4: organizacja.

4

Ten wpis kończy „Cztery kroki do produktywności”- serię postów prowadzących nas do lepszej jakości naszego codziennego życia. Na początku było słowo, a na końcu jest …organizacja. Zapewne ciągle słyszycie, że nie ważne jak się zaczyna, ważne żeby dokończyć. Fajnie, tylko wg. mnie ważne jak się zaczyna, kontynuuje i kończy. Cały proces jest istotny, a jak nie możesz przekroczyć pewnego progu, zatrzymaj się, cofnij i… idź dalej. Nie zawsze przecież jesteśmy w takiej kondycji psychicznej, by żyć perfekcyjnie, wg. planu i wypisanych przez siebie założeń.

Planowanie:

Planowanie opiera się na załatwianiu tematów w trzech obszarach: przeszłość, teraźniejszość i przyszłość. Rozpisujesz te trzy obszary jako plan: zrealizowane, w trakcie realizacji, do zrobienia. Brzmi to jak prosty raport sprzedaży w sklepie internetowym, ale o tej całej produktywności piszę po to, aby poprawiać jakość działań w życiu i głęboko wierzę, że wpływa to na zmianę naszej rzeczywistości „od zaraz”.

Metoda ALPEN, której autorem jest Lothar J. Seiwert pozwala doskonale zawalczyć z tzw. „leniem” zwanym również prokrastynacją czyli wiecznym odkładaniem na jutro. Musisz jedynie trzymać się pięciu zasad planowania dnia, które są w tej metodzie zawarte:

  1. Napisz plan wszystkich zadań do wykonania.
  2. Oszacuj czas, w jakim zakładasz wykonanie zadania.
  3. Stwórz harmonogram dnia: co zrobisz o której godzinie.
  4. Zdecyduj o priorytetach w działaniu.
  5. Skontroluj się czyli zrób podsumowanie.

W mojej opinii metoda ta jest na tyle uniwersalna, że można nią zaplanować dzień, tydzień, miesiąc, rok czy dekadę.

1. Ważne jest, abyś trzymał się określonej pory planowania np. będzie to piątek w przypadku planu tygodniowego lub godz. 19.00 w przypadku rozpiski planu na następny dzień.

2. Kiedy szacujesz czas wykonania planowanych celów, tak naprawdę starasz się sam zdyscyplinować i założyć, że wykonasz więcej zadań /wyłącz facebooka, smatrfona i TV/.

3. Twój harmonogram dnia zakłada, że np. 8 godzin jesteś w pracy i tematy ważne dla Ciebie załatwiasz od  17.00 do 20.00. To dość krótki czas, który dodatkowo nie jest tak efektywny jak np. przedpołudnie. Jesteśmy zmęczeni, potrzebujemy także jakiegoś resetu.

4. Priorytety w działaniu to ustawienie stopnia ważności wykonywanych zadań. Wiadomo, czasem nie udaje się zrealizować całego planu, który ambitnie wypisałeś sobie na dwie strony A4. Ustawienie hierarchii pozwoli nam załatwić najważniejsze, a reszta jeżeli się nie zdeaktualizuje, przechodzi na następny dzień. Przyjrzyj się liście: może są zadania, które inna osoba pomoże Ci wykonać. Może to być ktoś z rodziny lub koleżanka w pracy.

5. Kontrola to zwyczajne podsumowanie i wyciągnięcie wniosku: co zrealizowałam, co zostało i dlaczego. Co mogę zrobić, by być bardziej efektywną i zorganizowaną. W metodzie Alpen nie ma niestety zawartej myśli, którą sama planuję wytatuować sobie na czole: Nie poddawaj się, trwaj, nie ustawaj… hmm..

2

Korzyści z planowania i organizacji:

Wszystko, co robimy, jak działamy warto zaplanować ponieważ zwiększymy tym sposobem:

a/ swoją efektywność

b/ swoją wydajność

c/ swoją skuteczność

Same plusy. Dodatkowo dodam: mniej stargane nerwy, milszy przebieg dnia, poczucie opanowania swojego wcześniej nieopanowanego żywota. Znowu plusy.

Zrób sobie business-brunch czyli spotkaj się sam ze sobą. W organizacji własnego życia to bardzo istotne, by znaleźć chwilę tylko na swoje myśli. Porę tego spotkania ustalasz sam. Istotne jest jednak to by raz w tygodniu starać się na nie wybrać konsekwentnie np. o tej samej porze.

Powtarzalność:

Rytm, powtarzalność, konsekwencja to tajemnica sukcesu. Mobilizujesz siebie sukcesywnie do działania, ale także podajesz regularny komunikat o Twoich działaniach innym. Rytm wpisów decyduje o poczytności bloga, rytm postów o followersach w mediach społecznościowych, regularne zbilansowane posiłki wpływają na Twoją sylwetkę, cotygodniowe lekcje angielskiego podwyższają Twoje kwalifikacje a regularnie praktykowane zajęcia sportowe wpływają na samopoczucie i kondycje. Efekty rytmu widać zazwyczaj po pewnym czasie, trzeba się uzbroić w cierpliwość, ale warto.

Multitasking – unikaj jak ognia:

Ten typ zachowań zdiagnozowałam niedawno u siebie. Wykonywanie wielu czynności na raz ze szkodą dla każdej. Uważność procentowo dzielę na: trzy książki do przeczytania na raz, pisanie czterech postów naraz, pracę nad dwoma projektami i dokończeniem edukacyjnych wysiłków, których się podjęłam w tym roku. Jestem zmęczona i średnio zachwycona poziomem ogarnięcia tych tematów przez siebie. Z założenia jeżeli coś robię, to staram się dotrzeć do sedna i zajrzeć pod podszewkę. Wtedy mam poczucie dobrze wykonanej roboty. Jednak multitasking niekiedy mnie dopada, bo po prostu za dużo chciałabym zdziałać na raz. W jakości, o którą mi chodzi to niestety nie zdaje egzaminu.

Prokrastynacja – eliminuj:

Odkładanie tysiąca rzeczy na później. Nie wiem czy są tacy ludzie, których prokrastynacja nie dotyczy. Wypieramy ze swojej psychiki rzeczy niepotrzebne, unikamy tych związanych z wysiłkiem. Zatem jest miło, przyjemnie i leniwie tyle, że prowadzi nas to donikąd. Wiadomo akcja równa się reakcja czyli wszystko co zrobisz będzie miało jakieś skutki w przyszłości. Jak nie robisz nic, nie podejmujesz działań, nic się nie wydarzy.

Nie blokuj się:

Zgodnie z założenie „nie wiesz jak coś zrobić, zacznij to robić”. W moim przypadku zawsze działa. Czasem im dalej w las tym ciemniej, ale nie jestem taką znowu niemotą, aby z tematami przed którymi staję, sobie nie poradzić. Jak sobie nie radzę, to szukam innych zdolnych, utalentowanych i przyjaznych ludzi, którzy pomogą mi ten problem rozwiązać.

Szuflada W. Allana:

Woody Allen ma taką szufladę, do której chowa karteczki z zapisanymi pomysłami do filmów. Kiedy myśli nad szerszym projektem to wyjmuje plik kartek i wiele z tych pomysłów realizuje. Wspominam o tym ponieważ tworząc plany, szczególnie te długo terminowe nigdy nie podchodź do nich na sucho. Dodaj do listy jakieś marzenia, pozornie nie do załatwienia albo te z grupy science-fiction. Wierz mi można , naprawdę można je zrealizować. Jak nie wszystkie to na pewno część. Za pomocą prostego zjawiska: planowania, organizacji i działania.

Determinacja:

J.K.Rowlinkg kiedy napisała już „Harrego Pottera” stworzyła listę kilkunastu agencji wydawniczych, do których uderzy z tym, jak dziś wiemy wiekopomnym dziełem. Wszystkie agencje oprócz ostatniej odrzuciły publikację książki. Na liście został jeszcze tylko jeden adres. Zniechęcona autorka, przekonana  o swojej porażce postanowiła zwyczajnie zrealizować plan do końca… nie wiem, co by było gdyby się niezdecydowała….

6

Obszary planowania:

Dobrze planując, zapisując wszystko i weryfikując cały czas te zapisy zyskasz ogromną kontrolę nad swoim życiem. Zapisuj rzeczy do zrobienia i zrobione, zapisuj ile czau dziennie ćwiczysz, zapisuj skrupulatnie ile kalorii zjadasz dziennie, albo ile szklanek wody pijesz. Zapisuj ilość przespanych godzin i wszystko co tylko przychodzi ci do głowy. Zrób sobie takie zapiski choćby przez tydzień, zobaczysz swoje życie w innym wymiarze.

Szuflady nie dasz rady, ale…

..noś ze sobą notes, czytaj: smartfon, w którym masz odpowiednie aplikacje do organizowania, zapisywania notatek, przypominacza spotkań itd. Smatrfon to Twoja osobista asystentka.

1

Fajne alikacje do zarządzania czasem:

kalendarz Google

Any.do

Inbox Zero

It’s focus time

trello

rememberthemilk

evernote

Jeżeli ten wpis jest dla Was cenny i macie ochotę na więcej poniżej linki do trzech poprzednich kroków „O produktywności”. Zapraszam do lektury.

Krok 1 Inwentaryzacja

Krok 2 Próbowanie

Krok 3 Pozytywne Myślenie

Na koniec zaprojektowałam dla Was do darmowego pobrania i wydruku:

planner dzienny, tygodniowy oraz listę TO DO.

TO DO

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Idzienny planner

planner tygodniowy

Idę planować tydzień, ale najpierw…kawa:)

Pozdrawiam Beata

5

 

  6 comments for “Produktywność krok 4: organizacja.

  1. Anonim
    5 czerwca 2016 at 21:38

    Świetny post! Inspiracja do nauki organizacji 🙂

    • Beata Rajczak
      5 czerwca 2016 at 22:03

      Dziękuję ?

  2. Iwona
    6 czerwca 2016 at 14:00

    Beatka, doskonałe rady dla każdego. Post wydrukuję i będę stosować.
    Pozdrawiam serdecznie.

    • Beata Rajczak
      6 czerwca 2016 at 16:43

      Cieszę się, że post jest przydatny. Ja sama drukuję planner i staram się zrealizować cele. Rzadko zdarza mi się dojść do końca listy, ale mam wrażenie, że gdybym jej nie stworzyła nic bym nie zrobiła /prokrastynacja/. Dziękuję za opinię i pozdrawiam?

  3. 6 września 2016 at 21:08

    Super post. Moje zastosowania to google kalendarz, Trello wygasilem, any.do jest super. Dodałbym jeszcze Mechaniczny Pomidor do koncentracji w bloki 25min. Dzięki Beatka☺.

    • Beata Rajczak
      12 września 2016 at 12:11

      Cieszę się, że post jest przydatny;)

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.

This site uses cookies. Find out more about this site’s cookies.